DEMATERIALISATION DES ACTES AUTHENTIQUES
L’acte authentique est un acte reçu par les officiers publics, il fait le plus souvent référence à un acte papier, mais aujourd’hui cela n’est plus le cas, les actes authentiques peuvent être dématérialisés, ce qui pose alors des questions notamment d’authentification, mais aussi de sécurité.
La dématérialisation est un phénomène qui touche à tous les documents papiers. La dématérialisation peut se définir comme le fait de remplacer des supports d’informations matériels par des fichiers numériques. Il n’est donc pas étonnant de voir apparaitre la dématérialisation des actes authentiques. Cependant, qui dit dématérialisation, dit risque de piratage ou encore défaut de reconnaissance de l’acte.
Ces deux préoccupations prennent encore plus d’ampleur avec la dématérialisation des actes authentiques tellement les actes authentiques sont des actes sérieux. La dématérialisation des actes authentiques doit donc répondre à ces différentes préoccupations : reconnaissance de l’acte à tout niveau, sécurité garantie et authenticité.
Néanmoins, il ne faut pas oublier que la dématérialisation des actes authentiques à des avantages, tels que : une facilité d’accès mais aussi une facilité de conservation pour les actes concernés. La dématérialisation des actes authentiques n’est des lors pas un problème. En effet, le législateur et les moyens techniques qui existent.
En outre, l’article 1316-1 prévoit que «L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dÿment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité », pour se faire, il faut recourir à une signature électronique sécurisée et à un certificat électronique qualifié.
L’acte authentique peut être dressé sur support électronique comme l’a prévu la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Il doit alors être établi et conservé dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat (article 1369 du Code civil).
Ces décrets viennent de paraître au journal officiel, on les attendait donc depuis cinq ans. Il s’agit des décrets n° 2005-972 et n° 2005-973 du 10 aoÿt 2005. Ils modifient le décret n°56-222 du 29 février 1956 pris pour l'application de l'ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut des huissiers de justice, ainsi que le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires.
Ces décrets précisent donc les conditions dans lesquelles un acte authentique électronique doit être établi et conservé. Ils entreront en vigueur le premier jour du sixième mois suivant leur publication au journal officiel, c’est à dire le 1er février 2006.
I. Etablissement d’un acte authentique sur support électronique
Il est d’abord prévu que les huissiers de justice et les notaires doivent, pour établir un acte authentique sur support électronique, utiliser un système de traitement, de transmission et de conservation respectant la confidentialité des informations agréées respectivement par la Chambre nationale des huissiers de justice et par le Conseil supérieur du notariat.
Les originaux établis sur support électronique devront revêtir la signature électronique sécurisée de l’officier public. Celle-ci devra donc respecter les conditions du décret n°2001-272 du 30 mars 2001. Elle devra être établie grâce à un dispositif sécurisé de création de signature électronique et la vérification de cette signature devra reposer sur l’utilisation d’un certificat électronique.
Le décret n° 2005-972 prévoit que la copie d’un acte authentique doit toujours être faite sur support papier, alors que pour les actes notariés, il est prévu que « les copies authentiques sont établies soit sur support papier, soit sur support électronique, quel que soit le support initial de l'acte. » Le notaire peut donc numériser un acte sur support papier pour en délivrer une copie sur support numérique dès lors que la reproduction à l’identique est garantie.
Ces copies peuvent être transmises par voie de communication électronique dès lors que l’intégrité de l’acte, la confidentialité de la transmission et l’identité de l’expéditeur et du destinataire sont garantis.
Des dispositions sont également prévues concernant la conservation de ces actes.
II. La conservation des actes
L’acte établi sur support électronique doit être conservé dans des conditions garantissant sa lisibilité et son intégralité.
S’agissant des notaires, ils doivent enregistrer les actes notariés établis sur support électronique dans un minutier central établi et contrôlé par le Conseil supérieur du notariat. En sus, chaque notaire doit tenir un répertoire de tous les actes qu’il reçoit en indiquant leur nature, leur espèce, le nom des parties... Or celui-ci peut être tenu sur support électronique. Si c’est le cas, il doit être signé par le président de la chambre des notaires ou son délégué au moyen d'un procédé de signature électronique sécurisée.
Pour les actes établis par huissiers, il est également prévu un minutier central qui sera établi et contrôlé par la Chambre nationale des huissiers de justice. Les huissiers de justice devront adresser à ce minutier les originaux dans les quatre mois de leur établissement.
Une fois les actes authentiques entrés dans le minutier central, seul l’huissier de justice ou le notaire qui a dressé l’acte ou qui le détient en garde l’accès exclusif.
Tout huissier ou notaire pourra donc choisir de rédiger ces actes sous forme électronique dès lors qu’il respecte ces conditions et notamment que soient garantit l’identité des parties, l’intégrité de l’acte et sa confidentialité.
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