LA DEMATERIALISATION DES FACTURES
/ Janvier 2022 /
L’arrivée de l’informatique en France a bouleversé les mœurs, et notamment en matière de consommation, aujourd’hui beaucoup de consommateurs et de professionnels achètent en ligne, c’est ainsi que la France a adopté des dispositions relatives à la facturation des services fournis par la voie électronique.
La France a adopté deux décrets et deux arrêtés relatifs à la facturation des services fournis par voie électronique.
Il s’agit en réalité de la transposition en droit interne de la directive 2002/38/CE.
Ces textes avaient pour objectif premier une réforme du régime de TVA concernant les services dématérialisés et principalement les services fournis par voie électronique.
L'intérêt de ces textes est aussi qu'il défini des conditions de forme relatives aux factures dématérialisées.
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La dématérialisation des factures est encore plus présente de nos jours et est même renforcée depuis . En effet, on dénombre deux nouvelles réglementations sur la dématérialisation des factures :
– L’ordonnance du 26 juin 2014
– L'article 222, issue de la loi dite Macron
Elles ne sont pas liées mais se ressemblent beaucoup et auront le même planning de mise en application. Alors que l’une s’applique au secteur public, la deuxième s’applique au secteur privé. Il ne faut donc pas les confondre car elles ne concernent pas les mêmes entreprises et présentent des différences dans leurs applications.
L’ordonnance de 2014 a été, ensuite, complétée par deux textes. D’une part, un décret du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facture électronique, qui a pour objet la dématérialisation des factures transmises par les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics.
Ce texte a entraîné, la généralisation de la facture électronique dans le cadre des contrats conclus par l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs.
D’autre part, un arrêté du 9 décembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique, entré en vigueur le 1er janvier 2017 fixe quant à lui les modalités techniques de mise en œuvre de cette facturation. Ensuite, une instruction du 22 février 2017 relative au développement de la facturation électronique précise les modalités de traitement des factures électroniques reçues et émises conformément aux textes légaux explicités précédemment.
I – Les activités concernées
C'est le décret 2003-658 qui définit ce que l'on entend par des services fournis par voie électronique. Ces activités sont désormais limitativement énumérées dans le Code Général des Impôts:
- La fourniture et l'hébergement de sites informatiques, la maintenance à distance de programmes et d'équipement
- La fourniture de logiciels et leur mise à jour
- La fourniture d'images, de textes et d'informations et la mise à disposition de bases de données
- La fourniture de musique, de films et de jeux, y compris les jeux de hasard ou d'argent, et d'émissions ou de manifestations politiques, culturelles, artistiques, sportives, scientifiques ou de divertissement
- La fourniture de service d'enseignement à distance
L’ordonnance du 26 juin 2014, pour le secteur public implique que les fournisseurs de l’État sont soumis à l’obligation de transmission des factures dématérialisées ; et les personnes publiques soumises à l’obligation de réception des factures dématérialisées.
Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises de plus de 5.000 salariés émettant des factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs devront dématérialiser leurs factures.
L’instruction de février 2017 s’intéresse, ensuite, aux factures concernées par l’obligation de dématérialisation (périmètre, mentions obligatoires, les différents types de factures transmises sous forme dématérialisée...).
Enfin, elle précise les modalités d’application du dispositif de facturation électronique : le dépôt, la transmission et la réception des factures seront effectués exclusivement sur le portail mutualisé de facturation mis gratuitement à disposition par l’État (Chorus pro) ; le calcul du délai de paiement dans le cadre de la facturation électronique ; le traitement des factures non transmises par la solution chorus pro.
L’Article 222 de la Loi Macron, pour le secteur privé concerne la facturation électronique inter-entreprise. Ici, il n’y a aucune obligation d’émission. En revanche, l’entreprise destinataire a l’obligation d’accepter de recevoir la facture électronique.
Les entreprises devront être capables d’utiliser la dématérialisation des factures ainsi que de fournir une facture électronique accessible à tous.
II – Les factures sous forme électronique
Le décret 2003-659 fixe les conditions de forme pour que la facture sous forme électronique puisse avoir la même valeur que la facture d'origine papier.
On retrouve les mêmes conditions que pour l'écrit électronique, le décret exige en effet que leur authenticité et leur intégrité soient garanties.
Pour garantir l'authenticité et l'intégrité de la facture le décret impose le recours à la signature électronique, le décret va plus loin en définissant des exigences précises relatives à la signature électronique utilisée.
En application de l’article 289 du Code général des impôts, une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10, n° 70). Ainsi, pour qu’une facture soit une facture électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10, n° 80).
Par conséquent, une facture initialement conçue sur support-papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique, mais une facture papier.
De la même façon, une facture créée sous forme électronique qui est envoyée et reçue sous format papier ne constitue pas une facture électronique.
Toutefois, le décret va encore plus loin en définissant des exigences précises relatives à la signature électronique utilisée.
Il rappelle, aussi, les conditions classiques de forme d’une signature électronique à l’article 289 et suivants du Code général des impôts.
Cet article prévoit que « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ». Cette exigence concerne toutes les factures, quelle que soit la forme de la facture, papier ou électronique.
Pour se conformer à ces exigences, les entreprises bénéficient d’une troisième voie : elles peuvent recourir soit à l’EDI (échange de données informatisées), soit à la signature électronique avancée, soit encore au format librement choisi par l’émetteur (l’utilisation d’un PDF par exemple), mais à condition que des contrôles documentés et permanents soient mis en place par l’entreprise et permettent, ainsi, d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement.
Par ailleurs, l’entreprise a l’obligation de documenter l’opération depuis sa création (document source) jusqu’à l’enregistrement final dans les comptes annuels. De ce fait, une piste d’audit peut être jugée fiable dès lors que le lien entre les pièces justificatives et les opérations traitées est facile à suivre.
Le décret exige le recours à un certificat électronique relatif à la signature et qui doit être délivré par un tiers : le prestataire de service de certification. Ce certificat comporte les éléments d’identification du possesseur de la clé publique de signature, la clé publique elle-même, un numéro de série propre au certificat, une période de validité, et enfin la signature électronique du prestataire de service de certification.
Ce certificat doit être communiqué au destinataire des factures afin de pouvoir vérifier la signature électronique.
On remarque que le décret impose au destinataire de la facture de vérifier l’authenticité et la validité du certificat, en plus de vérifier au moyen du certificat la validité de la signature électronique.
Si la facture dématérialisée est signée électroniquement en respectant les différentes conditions du décret, alors elle pourra avoir la même valeur qu’une facture originale traditionnelle. Ce qui représente une économie importante et un intérêt pratique. En effet lors de transactions purement électroniques (vente de fichiers musicaux, de textes, ...) seule une facture papier était acceptable. A présent, il est possible de se passer de ce support et d’avoir recours à la facture dématérialisée.
La loi de finances pour 2021 autorise le Gouvernement à prendre par voie d’ordonnance, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, toute mesure nécessaire permettant la généralisation du recours à la facturation électronique et la mise en œuvre d’une obligation de transmission par voie dématérialisée. Ces mesures seraient mises en place progressivement à l’horizon 2023/2025 (L. fin. 2021, n°2020-1721, 28 déc. 2020, art. 195).
III – Généralisation de la facture électronique
Il faut rappeler que l’obligation de facturation électronique vise pour l’heure uniquement les transactions domestiques et entre assujettis à la TVA, en ce compris ceux bénéficiant du régime de la franchise en base « Business to Business »
Désormais, il y aura une nouvelle obligation de transmission de données, aussi appelée « e-invoicing » (A). Pour comprendre cela, il conviendra d’aborder, dans un premier temps, les différentes solutions technologiques envisagées par l’administration fiscale (B) avant d’étudier, dans un deuxième temps, le calendrier envisagé par l’administration fiscale (C) concernant cette généralisation de la facture électronique.
A – Nouvelle obligation de transmission de données (E-INVOICING)
L’ensemble des données des factures émises au format électronique devrait être transmis à l’administration fiscale. La précision très importante envisagée par le rapport, et confirmée par la rédaction de l’article 195 de la loi de finances pour 2021, est que trois catégories de données complémentaires devraient également être transmises :
1.Les données de paiement (visibilité sur la date d’exigibilité de la TVA en matière de prestations de services) ;
2.Les données relatives aux transactions non domestiques ;
3.Les données relatives aux transactions « Business to Consumer » (B2C).
En somme, si les règles fiscales en la matière ne changent pas, les données précitées devraient être transmises de manière obligatoire, notamment le numéro SIREN du client, ou facultativement si elles figurent aujourd’hui sur les factures émises, notamment l’adresse de livraison pour les ventes de biens.
B – Les solutions technologiques envisagées par l’administration fiscale
L’administration fiscale utiliserait un système dit « en Y ». Cela s’inspirerait du portail « Chorus Pro » utilisé en matière de commande publique. Le système « en Y » reposerait sur une plateforme publique centralisant les informations de facturation à destination de l’administration fiscale. Ainsi, ces données lui parviendront :
-soit directement de la facture : la facture émise par le fournisseur transiterait par la plateforme publique centralisatrice qui la transmettrait au client ;
-soit par le biais de plateformes privées certifiées : la facture émise par le fournisseur serait transmise au client par la plateforme privée et cette dernière en communiquerait les données à la plateforme publique centralisatrice.
Les factures électroniques au format structuré (EDI et signature électronique avancée) seraient acceptées par la plateforme qui intégrerait également temporairement deux fonctionnalités permettant de convertir une facture au format PDF natif en facture en format structuré et de saisir les factures en ligne.
C – Le calendrier progressif envisagé
L’administration fiscale propose un calendrier progressif et pédagogique :
-L’obligation de réception de la facture électronique, qui s’appliquerait dès 2023 à toutes les entreprises ;
-L’obligation d’émission, qui entrerait en vigueur de manière échelonnée en fonction de la taille des entreprises :
l 2023 pour les grandes entreprises
l 2024 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
l 2025 pour les PME et TPE
L’article 195 de la loi de finances prévoit que l’ordonnance à laquelle il autorise le gouvernement à recourir doit être adoptée dans un délai de neuf mois, soit d’ici à la fin du mois de septembre 2021 (l’ordonnance devrait déjà être adoptée). À ce stade, il convient donc que les entreprises communiquent sur les difficultés pratiques et techniques anticipées ou les améliorations envisageables via notamment les organismes de représentation professionnelle qui sont consultés.
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