COFFRE FORT ELECTRONIQUE
/ Janvier 2022 /
Aujourd’hui internet est utilisé partout dans le monde, il a permis le développement de nombreux outils dont notamment le coffre fort électronique qui permet de sauvegarder toutes les données d’une personne. Mais comment fonctionne réellement le coffre fort électronique ?
Les données importantes étaient jusqu’aujourd’hui stockées dans des placards, dans des albums photos, sur des DVD ou sur des CD, sur du papier (factures, contrats ou autre amas de mots sans intérêt particulier) qui se trouve souvent dans des boîtes archives en carton !
Mais voilà, les temps changent et l’heure est à l’oubli du papier, pour glisser vers le tout numérique, même si c’est moins décoratif, car ça ne traîne pas sous un bureau dans le salon.
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Un coffre-fort numérique personnel correspond à un service hautement sécurisé pour archiver facilement l’ensemble de ses fichiers numériques sensibles : documents administratifs, factures, relevés, contrats, photos, etc. Ce service peut être accessible en ligne, via Internet.
Un coffre-fort numérique peut également être un service complémentaire d’un système d’archivage électronique.
Il est important de noter que le coffre-fort numérique se différencie des espaces privatifs de stockage comme les clouds : le premier constitue en effet un service mettant à disposition un espace de stockage numérique en ligne, tandis que le second s’appuie beaucoup plus sur cette notion d’espace « personnel », seulement accessible par son propriétaire ou les personnes mandatées par lui à cet effet. Il y a cette idée de « plateforme » dans le cloud, que l’on retrouve un peu moins dans le terme de « coffre-fort » numérique.
A ce titre, il est important de s’appuyer sur des textes législatifs, et c’est notamment le rôle de l’ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, qui constitue l’un des fondements légaux de cet outil de stockage.
Par ailleurs, l’Administration française prévoit également de se pencher sur cette technologie, notamment dans le cadre d’un coffre-fort numérique dédié à la réception et le stockage de pièces administratives des usagers du service public.
Le terme coffre-fort électronique, bien que marque déposée de la société CDC Arkhinéo, est devenu un terme marketing largement utilisé pour désigner des offres commerciales diversifiées. La dénomination coffre-fort numérique semble cependant plus adaptée, le qualificatif « électronique » s’appliquant à la fois à des produits analogiques (meubles coffres-forts équipés d’électronique) et numériques.
La commission de normalisation de l’AFNOR a d’ailleurs rappelé la définition du coffre-fort numérique, qu’elle définit comme un outil « destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps ».
On peut décrire 2 niveaux de service dans le domaine du stockage et de l’archivage des documents numériques :
-
l’espace de stockage simple (système de sauvegarde de données, sans garantie ni responsabilité particulière de la part du prestataire sur la restitution et l’intégrité des données) ; l’espace d’archivage non probatoire (système d'archivage basé sur une infrastructure sécurisée (redondance, accès contrôlé, etc.) mais ne permettant pas de garantir l'intégrité des documents au cours de leur conservation) ;
-
l’espace d’archivage "à vocation probatoire" (système d'archivage de données mettant en œuvre des processus et des mécanismes de sécurité (horodatage, empreinte du document, signature numérique, etc.), de préférence faits par des tiers, permettant d'apporter une valeur juridique à la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps).
Le domaine des coffres-forts numériques concerne les 2 derniers niveaux de service (espaces d'archivage non probatoire et "à vocation probatoire").
Aussi, les évolutions dans le domaine législatif ont fait évoluer les usages. L'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, et entre les autorités administratives entre elles, constitue le fondement d’un espace de stockage en ligne à destination de l’usager, exploité sous la responsabilité de l’Etat.
Ensuite, la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 relative à la République numérique a procédé une reconnaissance légale du coffre-fort numérique dans son article 87. Cette loi a été complétée par le décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique et le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockées par un service de coffre-fort numérique. Désormais, l’article L103 du Code des postes et des communications électroniques dispose que le service de coffre-fort numérique a pour objet : «
1° La réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ;
2° La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur ;
3° L’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique respectant l’article L. 102 ;
4° De garantir l’accès exclusif aux documents électroniques, données de l’utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur, aux tiers autres que le prestataire de service de coffre-fort numérique, explicitement autorisés par l’utilisateur à accéder à ces documents et données et, le cas échéant, au prestataire de service de coffre-fort numérique réalisant un traitement de ces documents ou données au seul bénéfice de l’utilisateur et après avoir recueilli son consentement dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
5° De donner la possibilité à l’utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données, sauf dans le cas des documents initialement déposés dans un format non ouvert ou non aisément réutilisable qui peuvent être restitués dans leur format d’origine, dans des conditions définies par décret. » (1)
Le marché est émergent. Les offres payantes de coffres-forts numériques apparaissent, parfois groupées avec d’autres services, tels que des services bancaires.
Par ailleurs, la gestion des factures papier est un véritable calvaire pour les particuliers comme pour les entreprises. Alors pourquoi ne pas les faire disparaître purement et simplement ? Après une diversification dans la banque et plus récemment dans la téléphonie mobile, on proposera bientôt un coffre-fort numérique servant de « boîte électronique personnelle et sécurisée ».
Enfin, le marché des coffres-forts numériques pour les entreprises se développe notamment depuis la nouvelle loi sur dématérialisation des bulletins de salaire et pour répondre à l'essor constant des échanges électroniques.
Alors, comment appréhender ce nouvel outil sécurisant ?
D’abord, un coffre-fort électronique est un espace de conservation et de confiance (1), et la dématérialisation croissante des documents encourage leur développement (2).
I. Un espace de confiance pour la conservation des documents électroniques
Le coffre-fort électronique permet l’archivage de documents électroniques (A), répondant à des principes de sécurité essentiels (B).
A) L’archivage de documents électroniques
A travers le coffre-fort numérique, le particulier peut avoir un espace de confiance sécurisé lui permettant d'archiver électroniquement tous ses documents et d'y accéder à tout moment de n'importe quel endroit dans le monde à partir d'un accès Internet.
Le coffre-fort numérique permet également aux particuliers de se prémunir contre la perte de leurs documents sensibles. A cette fin, chacun d'entre nous peut donc désormais archiver tous types de documents (fichiers bureautiques, images, audio, vidéos, ...) dans son coffre-fort numérique.
La conservation sécurisée de tout document électronique, ou ayant fait l’objet d’une numérisation, et l’archivage à valeur probante (dit « archivage légal ») de tout document nativement électronique est assuré grâce au coffre-fort numérique.
En tant qu'utilisateur du coffre-fort numérique, le particulier est le seul à avoir accès à ses documents électroniques qu'il peut organiser de manière simple à travers une arborescence en dossiers et sous-dossiers. Le particulier peut par simple clic, déplacer, supprimer voire transférer des documents à d'autres utilisateurs afin d'échanger avec eux.
Par ailleurs, pour garantir la pérennité des données des particuliers dans le temps, il a fallu mettre en place, de manière transparente, des mécanismes de sécurité plus perfectionnés afin qu’ils puissent utiliser leur coffre-fort numérique en toute confiance.
Enfin, la différence avec une sauvegarde sur ordinateur réside dans l’externalisation de la sauvegarde des documents électroniques. Le coffre-fort numérique permet de mettre ces documents à l’abri des pannes d’ordinateurs, incendie, inondation, vol, ou plantage de disque dur externe. En transférant les documents électroniques de l’ordinateur sur le coffre fort numérique, ils seront en sécurité, puisqu’ils seront stockés sur plusieurs serveurs distincts.
Ce type d’archivage s’avère donc pratique, durable, et sécurisé. Mais quels en sont les principes fondamentaux ?
B) Les principes fondamentaux de l’archivage électronique sécurisé
Ils sont au nombre de quatre : l’authentification et la navigation sécurisée, l’intégrité du stockage, l’horodatage et la signature électronique, et la traçabilité.
En matière d’authentification et de navigation sécurisées, en fonction des besoins des particuliers, plusieurs modes d'authentification au coffre-fort numérique sont possibles (identifiant et mot de passe, pavé numérique, certificat électronique, etc.). L'ensemble des échanges avec le coffre-fort numérique s'effectue en mode sécurisé et crypté, ce qui permet de s'assurer de la plus stricte confidentialité des échanges.
Concernant l’intégrité, tous les dépôts de documents électroniques dans le coffre-fort numérique se font de manière à garantir l'intégrité des données dans le temps.
Il existe également une fonction d'horodatage (date et heure certaine) et de scellement par signature électronique, qui peut être mise en place afin d’archiver légalement des documents nativement électroniques.
Enfin, en matière de traçabilité, l'ensemble des opérations effectuées par le particulier au sein du coffre-fort numérique fait l'objet d'une traçabilité à valeur probante de tous les instants.
Ainsi, un coffre-fort numérique permet de stocker dans un lieu unique la totalité des documents papier et des documents électroniques, auquel on pourra accéder en 3 clics maximum, avec un identifiant et un mot de passe unique, à toute heure, depuis un bureau, un domicile ou même un lieu de vacances. Cette technologie est actuellement en vogue.
II. La dématérialisation croissante des documents : le développement croissant des coffres-forts
Les offres de coffres-forts électroniques se diversifient (A), mais les copies numériques ne valent pourtant pas toujours les originaux (B).
A) La multiplication des offres de coffres-forts électroniques
Banques, mutuelles, assureurs, mais aussi sites spécialisés proposent des espaces de stockage virtuels permettant de protéger et d’archiver des documents numériques. Gratuites ou payantes, ces offres varient en termes de capacité de stockage et de services proposés.
Pour conserver ses factures, ses relevés de comptes, son dossier médical ou la copie de ses papiers d’identité, banquiers et assureurs sont de plus en plus nombreux à proposer d’ouvrir un coffre-fort virtuel. Il s’agit d’un espace de stockage personnel et confidentiel de fichiers numériques, accessible via un site Internet et à un mot de passe. Utile si les originaux brûlent dans l’incendie de la maison ? A voir, les copies numériques n’ont pas toutes la même valeur juridique.
Aussi, la mutuelle MMA a récemment lancé un tel service, ouvert à tous gratuitement, mais dans une limite de stockage de 100 gigaoctets, et en illimité pour ses assurés. Un bel outil de fidélisation pour ces derniers : le client réfléchira à deux fois avant de quitter la mutuelle s’il doit télécharger plusieurs gigaoctects sur son ordinateur afin de récupérer ses archives !
L’assureur Allianz a, lui, conçu un produit avec Air France, facturé 59 euros par an pour 5 gigaoctets et 68 euros en illimité, accessible à tous via le site de la compagnie aérienne. Un coffre-fort « communiquant » puisque votre opérateur téléphonique pourra, par exemple, y adresser les factures. Et, en cas d’urgence, Mondial Assistance a accès à certains documents, en vue, par exemple, de vous dépanner avec la copie d’une de vos pièces d’identité si vous êtes à l’autre bout du monde ! Ingénieux !
Par ailleurs, le groupe La Poste a également lancé le 11 mars 2010 son coffre-fort numérique baptisé Digiposte, destiné aux professionnels et particuliers. Ils pourront non seulement stocker gratuitement des données numérisées jusqu’à un gigaoctet, mais ils disposeront également d’une boîte aux lettres électronique et pourront gérer notamment leurs documents administratifs envoyés en pièces jointes.
Enfin, il existe aussi des sites Internet spécialisés, comme myarchivebox.com, qui proposent leur espace de stockage « communiquant », avec des services payants en suppléments.
Même le gouvernement s’y est mis en offrant à tous un espace gratuit sur mon.service-public.fr.
B) Des copies valant des originaux ?
Les fichiers numériques issus de documents papier scannérisés ont juridiquement la valeur d’une copie. En justice, votre adversaire peut donc en contester la sincérité et la fidélité. Bataille d’experts en perspective ! Ces derniers regardent notamment les conditions de conservation de la copie. L’avoir gardée dans un coffre-fort virtuel sous forme d’un document type PDF atteste au moins la date du fichier numérique et son absence de modification depuis. Les documents dématérialisés dès leur émission, telles les factures, ont, eux, une force probante s’ils sont adressés directement dans un coffre avec une signature électronique.
Par ailleurs, pourquoi archiver ses données chez un tiers ? Ces dernières sont devenues le centre névralgique de la collectivité et des entreprises (par exemple, les bulletins de salaire), et il faut pouvoir conserver sur le long terme, retrouver immédiatement un document, optimiser sa relation avec les clients et les fournisseurs, partager l’accès à l’information, ou encore réduire les temps de manipulation.
Un coffre-fort électronique permettra également à une société de supprimer les risques de perte ou de destruction des données, de mettre en place une structure d’archivage de document à valeur juridique, de garantir l’intégrité de l’information, d’avoir un accès en ligne permanent aux documents, et bien entendu de limiter l’accès aux seules personnes habilitées dans un évident souci de sécurité.
Il conviendra aussi de noter que la jurisprudence n’a pas encore eu à se prononcer sur ce nouveau système de conservation des données, et qu’au 19 septembre 2013, la CNIL a adopté une recommandation relative aux services de coffres forts numériques destinés aux particuliers dans laquelle elle propose également des bonnes pratiques en matière de sécurité à l’attention des fournisseurs de ces solutions. (2)
Enfin, pour conclure, il faudra noter que pour se différencier, certains acteurs se spécialisent dans des « niches ». C'est le cas par exemple de Jericoa qui a déjà séduit 7 000 abonnés avec son coffre-fort numérique iVault for web. Comme son nom l'indique, ce dernier permet de sauvegarder et d'accéder facilement à des informations critiques : code et numéro de carte de crédit, identifiants et mots de passe... Gratuit, le service est entièrement crypté et fonctionne dans un navigateur web. Il est également disponible pour les utilisateurs de l'iPhone.
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Sources :
(1) : LOI n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique ; https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037825515/
(2) : https://www.cnil.fr/en/node/15614; Délibération n° 2013-270 du 19 septembre 2013 portant recommandation relative aux services dits de « coffre-fort numérique ou électronique » destinés aux particuliers
